Das rotarische Jahr läuft vom 1. Juli eines Jahres bis zum 30. Juni des nächsten Jahres und gilt auch bei Rotaract als ein Amtsjahr.
Der Vorstand setzt sich aus folgenden Ämtern zusammen: Dem Präsidenten und Vizepräsidenten des Clubs, dem Clubsekretär, dem Schatzmeister, dem Clubmeister und dem Beauftragten für Soziales. Weitere Vorstandsämter können je nach Bedarf durch Wahl auf der Mitgliederversammlung geschaffen werden. Der Vorstand für das rotarische Jahr 2019/2020 setzt sich wie folgt zusammen:
Aufgaben der einzelnen Vorstandsämter
Präsident*in
- Der Präsidenten hat die Verantwortung für alle Clubangelegenheiten.
- Er repräsentiert den Club nach außen.
- Er hält den Kontakt zu Rotary-Patenclubs sowie den regionalen Rotary- und Rotaractclubs, Inner-Wheel-Clubs und Interactclubs.
- Er bereitet die Mitgliederversammlungen vor und leitet diese.
- Er beginnt Meetings, sorgt für eine Moderation und beendet Meetings.
Vizepräsident*in
- Der Vizepräsident unterstützt den Präsidenten bei der Erfüllung seiner Aufgaben.
- Er vertritt den Präsidenten bei Abwesenheit.
Sekretär*in
- Der Sekretär protokolliert die Clubtreffen und Mitgliederversammlungen.
- Er misst, welche Mitglieder wann anwesend waren.
- Er führt und aktualisiert das Mitgliederverzeichnis und den E-Mail Verteiler.
- Ihm können durch den Vorstand weitere protokollarische Aufgaben übertragen werden.
Schatzmeister*in
- Der Schatzmeister verwaltet das Clubkonto, das Sozialkonto sowie andere etwaige Geldmittel des Clubs.
- Er erstattet Auslagen für das Clubleben und sammelt gegebenenfalls Teilnahmekosten, die wir gesammelt überweisen.
- Er lässt dem durch die Mitgliederversammlung berufenen Kassenprüfer alle Unterlagen zukommen und unterstützt ihn bei der Kassenprüfung.
Beauftragte*r für Soziales
- Der Beauftrage für Soziales organisiert die sozialen und karitativen Aktivitäten des Clubs. Er bereitet in Absprache mit dem Clubmeister die hierfür angesetzten Clubtreffen vor.
Clubmeister*in
- Der Clubmeister überlegt sich ein Clubprogramm.
- Er plant die Meetings und stellt sicher, dass notwendiges Material zur Verfügung steht.
- Er lädt zu den Clubtreffen ein und verwaltet die An- und Abmeldungen.